Das Mahnverfahren, außergerichtliches verhandeln ist möglich

Durch das unpünktliche Zahlen oder sogar einem Nichtzahlen der Rechnungen kann das Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten kommen. Selbst wenn keine finanziellen Schwierigkeiten auftreten, möchte doch jeder Unternehmer für seine Leistungen bezahlt werden. Im Falle eines Nichtzahlens durch den Kunden kann der Unternehmer den ersten Schritt einleiten und eine Zahlungserinnerung an den Kunden schicken. Diese sollte nach Möglichkeit noch freundlich und höflich formuliert werden, denn vielleicht hat der Kunde auch nur versehentlich vergessen, die Zahlung anzuweisen. Die freundliche Zahlungserinnerung wird in der Regel nicht am Tag nach dem Fristende verschickt, sondern ungefähr 1-2 Wochen nach dem Zahlungstermin. Erfolgt hierauf keine Reaktion durch den Kunden, kann eine weitere Mahnung verschickt werden. Hierin können bereits anfallende Portokosten sowie eine Gebühr zusätzlich zum Rechnungsbetrag hinzugerechnet werden. Der Schreibstil sollte hier sachlich und bestimmend sein, um dem Kunden zu vermitteln, dass auf jeden Fall auf eine Begleichung der Rechnung bestanden wird.

Zeigt auch die zweite Mahnung keinerlei Wirkung, sollte eine dritte und damit auch letzte Mahnung verschickt werden. In dieser wird ebenfalls eine Gebühr veranschlagt. Des Weiteren wird darauf hingewiesen, wenn die Rechnung nicht einer gesetzten Frist beglichen wird, rechtliche Schritte eingeleitet werden. Oftmals reicht die Androhung eines gerichtlichen Verfahrens, um den Kunden dazu zu bewegen, die Rechnung zu bezahlen. Wird die Rechnung noch immer nicht beglichen, kann ein gerichtlicher Mahnbescheid erwirkt oder ein Inkassobüro beauftragt werden.

Von der rechtlichen Seite her ist das Unternehmen nicht verpflichtet, ein außergerichtliches Mahnwesen vorzuschalten. Mit der einmaligen Anmahnung der offenen Rechnung wird dem Gesetz genüge getan. Hiernach kann der Unternehmer direkt einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen. Letztendlich liegt es am Unternehmen selbst, ob er den Weg der 3 Mahnungen geht oder nach einmaliger Zahlungserinnerung das Verfahren einleitet.